¿Eres una persona meticulosa, resolutiva y con ganas de aportar en un entorno dinámico e internacional?
Buscamos un perfil de Office Manager administrativo con experiencia para integrarse en un equipo profesional, colaborativo y orientado a resultados.
Funciones:
Responsabilizarse del correcto funcionamiento y uso de las oficinas (2.000 m2 y 100 personas), especialmente las áreas comunes, office, auditorio y salas de reuniones.
· Conocer el proyecto de la oficina desde la fase de proyecto en planos hasta su entrega.
· Conocer los detalles de funcionamiento y el calendario de planes de mantenimiento de las instalaciones, eléctricas, alumbrado, climatización, audiovisuales y protección contra incendios.
· Atender y solucionar problemas técnicos básicos de la utilización de los equipos anteriormente mencionados y todos aquellos que puedan afectar a los usuarios.
· Reportar y gestionar los problemas, que detecte y que no pueda solucionar, con las empresas implicadas (mantenimiento y limpieza tanto propio como del arrendador) y departamentos del cliente (Real Estate, Informática, etc.).
· Asegurar el correcto estado de orden, limpieza y equipamiento de las oficinas, especialmente de las salas comunes y de reuniones.
· Atender a las políticas de personal, HSE aplicables y colaborar con los departamentos implicados en su aplicación, diseñando las normas y manuales de uso de las instalaciones generales de la oficina, como pueden ser las salas de reuniones y equipos audiovisuales.
· Promover y velar por el correcto uso de las instalaciones conforme a las normas establecidas.
· Gestionar el sistema de reservas de recursos compartidos.
· Mediar por la correcta reserva, uso de las salas y equipos compartidos.
· Ser el referente para la comunicación, ayuda y resolución de incidencias por parte de los usuarios.
· Ser el primer interlocutor con los servicios generales para con el cliente, como mantenimiento, seguridad y limpieza.
· Ser el referente para la atención básica de visitas, colaborando en que se familiaricen con las instalaciones y solventar sus necesidades durante su estancia.
· Colaborar con el personal del cliente para garantizar el perfecto desarrollo de reuniones, juntas del comité de dirección y comunicación, town-hall de resultados anuales, etc.
· Colaborar en la distribución de correo, paquetería y valija.
· Colaborar y participar en los planes de actuación diseñados frente a emergencias.
Relaciones internas y externas:
· Gestionar las relaciones con la propiedad del edificio, seguridad, limpieza, mantenimiento, informática, recursos humanos, dirección, comunicación, real estate, correos, valija, paquetería, etc.
Apleona Ibérica SA es una empresa del sector del Facility Management. Con su sede principal en Madrid, cuenta con delegación en Barcelona y Valencia y presencia en todo el territorio nacional a través de sus clientes.
Lo que nos mueve es ofrecer soluciones de instalaciones inteligentes, sostenibles e integradas que añadan valor real a nuestros clientes. Para ello, la colaboración, la calidad y la fiabilidad son fundamentales y, por supuesto, un entorno de trabajo seguro y saludable para todos. La salud, la seguridad, el medio ambiente y la calidad (HSEQ) son parte integrante de nuestra forma de trabajar: profesional, responsable y orientada al futuro.
Además, en Apleona se le asignan responsabilidades en su puesto de trabajo desde el primer día. Ofrecemos un entorno de trabajo en el que tienes espacio para desarrollarte profesionalmente, con el apoyo de compañeros experimentados y diversas oportunidades de formación.
Nuestra estructura organizativa horizontal y nuestro ambiente de trabajo cercano y colaborativo garantizan que puedas adaptarte con agilidad y aportar directamente a nuestros servicios. Ya sea en ingeniería, limpieza, gestión o en tareas administrativas, en Apleona tendrás la oportunidad de aplicar y seguir desarrollando todo tu potencial.
Combinamos decisión y profesionalidad. No nos limitamos a hablar de innovación y sostenibilidad, sino que las ponemos en práctica.
Competencias personales:
· Sentido de la propiedad.
· Capacidad de análisis.
· Proactividad.
· Resolutivo.
· Autonomía y liderazgo.
· Comunicación y gestión de conflictos.
· Empatía.
· Trabajo en equipo.
Competencias profesionales:
· Experiencia en gestión de oficinas y su equipamiento e instalaciones.
· Familiarizado con el uso de instalaciones de edificios y oficinas (electricidad, alumbrado, clima, audiovisuales).
· Conocimiento de funcionamiento de equipos audiovisuales y salas de conferencias.
· Conocimiento informático a nivel de usuario de ofimática, Microsoft Office, y aplicaciones específicas de gestión de espacios (workplace).
· Idiomas: se valorará nivel medio de inglés en conversación.
