Werkstudent (w/m/d) Facility Coordinator

Verstärken Sie unser Team und gestalten Sie gemeinsam mit uns Ihre Zukunft! 
Wir – die Apleona GmbH – suchen für unseren Standort in Neu-Isenburg 
Werkstudent (w/m/d) Facility Coordinator - JobID 23374 


Darauf können Sie sich freuen: 

• Eine zukunftssichere und anspruchsvolle Tätigkeit in einem professionellen Arbeitsumfeld, das Vielfalt und Gleichberechtigung fördert 
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag 
• Vorteile aus dem hauseigenen Tarifvertrag
• 30 Tage Urlaub sowie Weihnachten- und Silvester frei
• Ein vertraglich festgesetztes Weihnachtsgeld 
• Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten 
• Familienfreundliche Personalpolitik, zur Unterstützung in verschiedenen Lebensphasen 
• Flexible Arbeitszeitmodelle für eine echte Work-Life-Balance  
• Exklusive Angebote für Mitarbeitende mit hochwertigen Sonderkonditionen für Produkte und Leistungen renommierter Hersteller und Marken 
• APLEONA - Weiterbildungsprogramme zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung 
• Die Option auf Jobrad-Leasing, für Ihr persönliches Training oder den Weg zur Arbeit  
• Ein attraktives Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programm 

Key Responsibilities:

• • KPI & Financial Coordination
    • Upload, distribute, and track self-assessment documentation for KPI reporting
    • Support financial processes, including uploading data
    • Assist KAMs and managers with tasks allocation related to KPI and Financial requirements
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  • Administrative & Documentation Support
    • Gather and organize contractual documentation to ensure compliance with monthly obligations
    • Manage purchasing documentation and financial documentation, forwarding to the appropriate contact
    • Prepare, format, and update Excel spreadsheets, PowerPoint presentations, and Word documents
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  • Meeting & Event Coordination
    • Support with schedule and organization of meetings as per contractual requirements
    • Coordinate internal team meetings and provide note-taking support when required
    • Arrange travel and accommodation (flights and hotels)
    • Support with the organization of events, workshops as required
    • Request and collect price quotations from vendors and service providers for tasks, services, or events. (Transport of people, catering, accommodation, event venues, etc)
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  • System & Data Management
    • Upload information and documentation from Apleona to the Client’s SharePoint system
    • Manage user allocation to internal systems, ensuring the correct access to employee information
    • Maintain accurate records and provide support in system updates and reporting
    • Build and maintain new SharePoint sites to support projects, teams, and contractual requirements, ensuring they are user-friendly, well-structured, and aligned with business needs
    • Manage permissions, content organization, and updates within SharePoint to ensure accurate and secure information sharing
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  • Stakeholder Support
    • Assist in presentation development for senior stakeholders
    • Support training coordination and maintain training records
    • Act as a point of contact for cross-regional administrative needs, ensuring efficient communication between teams

Skills & Qualifications

• Ongoing studies in business administration, economics, or related fields 
• Strong organizational and time management skills with attention to detail
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Strong digital skills with the ability to work across multiple systems, platforms, and applications to support reporting, communication, and operational needs, as well as the ability to quickly adopt new tools and applications (e.g., AI-assisted apps, collaboration tools, etc)
• Proficiency in Microsoft SharePoint, including experience in creating and managing new SharePoint sites, libraries, and user permissions
• Ability to customize SharePoint environments to improve collaboration and workflow efficiency
• Ability to coordinate supplier quotations and evaluate price offers to support cost-effective decision-making
• Excellent communication and interpersonal skills, with the ability to liaise across multiple teams and stakeholders
• Experience in facility management, administration, or a related field is preferred

Interessiert? Werden Sie Teil unseres Teams!

​Wir leben Vielfalt und Chancengleichheit. Wir freuen uns daher über alle qualifizierten Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, ethnischer Herkunft, Religion, sexueller Orientierung, Alter oder etwaigen Beeinträchtigungen.

Bewerben Sie sich in nur wenigen Klicks über das Bewerbungsformular!

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Ansprechpartner: 
Belis Tungur 
+49 172 8611485
 

Wir bitten Personalberater und -dienstleister von einer Kontaktaufnahme abzusehen. Die angegebenen Kontaktdaten sind ausschließlich für Bewerbende gedacht.